Как правильно сдавать дела

Собираясь в отпуск, запомните две очень важные мысли: «Незаменимых людей нет», «Без вас мир не рухнет».

Чтобы тот самый мир не рухнул, и вас на солнечном пляже не тревожили смс-ками: «Где договор с поставщиком? Вернись и найди!», надо просто правильно подготовиться к отпуску.

Прежде всего, надо выбрать человека, которому вы передадите все дела. В зависимости от ситуации, вы можете:

• если вы руководитель, оставить на период отпуска одного из подчиненных исполняющим обязанности (главное, выбрать нужного человека, чтобы он действительно исполнял обязанности, и при этом не произошло конфликта между подчиненными);
• если вы сотрудник отдела, то передайте дела непосредственному руководителю или сотруднику, которого он назначит вашим временным «заместителем»;

Независимо от того, кто будет за вас работать, пока вы фотографируетесь на фоне Колизея, необходимо подготовить список дел.

Специалистами в области психологии доказано, что на бумаге ваши мысли будут более упорядоченными и лучше отложатся в памяти. Отдельные задачи не будут «валяться» у вас в голове, а выстроятся в красивую общую картину. Когда все структурировано, проще заметить, чего не хватает. Когда сложная задача разбита на несколько простых, ее может реализовать любой из ваших коллег. А для вашего временного преемника, который, скорее всего не умеет читать мысли, это будет настоящим «Руководством к действию».

Сначала составьте список дел, которые у вас есть в принципе. Возьмите листок бумаги и разделите его на 2 части. Слева напишите дела, которые нужно завершить до отпуска, справа — которые можно отложить на время.

Правый список можете отложить на пару недель, а вот над вторым придется потрудиться. Добавьте колонку «Дата» и составьте детальный график выполнения поставленных задач. Если выполнение или контроль все-таки приходится уже на период вашего отпуска, то добавьте колонку «Ответственный». Если задач очень много, можно ввести колонку «Приоритетность». Сотрудник, который будет продолжать и заканчивать ваши дела, может не быть знаком со всеми вашими контрагентами, поэтому добавьте колонку «Контактное лицо» и, соответственно, «Реквизиты». Обязательно укажите, где лежат все файлы, которые могут понадобиться. Цветом можно выделить те задачи, выполнение которых приходится на период вашего отпуска.

Кстати, эту работу лучше делать в документе Excel, чтобы можно было сортировать задачи по дате, приоритетности и т.п.

Если вы начнете вести такой список за месяц до отпуска и будете его регулярно корректировать, то в день отъезда в суматохе никакая важная информация не затеряется.

Итак, сокровенное желание отправиться в отпуск становится с каждым днем все ближе и ближе, оно заполняет все ваше существо… И других мыслей, кроме как о путешествии, нет. С другой стороны, время до заветного вылета тянется нестерпимо долго и порой кажется, что мир специально замедлил свой ход. На самом деле, это лишь ваше собственное нетерпение и спешка.

Чтобы сосредоточиться на абстрактных вещах, по приходе домой давайте заглянем в гардероб. Безусловно, здесь каждый найдет себе подходящий наряд для любого мероприятия, тогда зачем дополнительно тратиться? Но согласитесь, какой девушке, да и мужчине, ни хотелось бы заиметь в своем гардеробе пару новых летних вещиц? Особенно, если хитом сезона является одежда всех оттенков голубого и всем известная полоска? А как на счет нового купальника и мокасинов?

За 3 недели до отъезда займитесь шоппингом. Это поможет вам и развеяться, и на время отвлечет от мыслей об отдыхе, хотя косвенно вы все равно будете с ним связаны.

Посмотрите на свое тело, лицо, руки, на свою осанку и походку… Вам не кажется, что за зимние месяцы вы, мягко сказать, «потускнели»? Конечно! Кожа совсем бледная, лицо усталое, на работе приходится постоянно сидеть, поэтому осанка и походка стали так далеки от совершенства.

Еще один совет, чем можно занять трехнедельное временное пространство, сходите к массажисту и в салон красоты на чистку лица. А на обратном пути, забегите в солярий и начните подготавливать вашу кожу к будущему загару. Если есть возможность выбраться за город, то используйте ее. Не переусердствуйте с этим, так как кожа еще совсем не подготовлена к палящему летнему солнцу, в противном случае, вы рискуете испортить весь свой отпуск тем, что все время проведете в номере, приходя в себя после солнечных ванн.

Кстати, именно в это время мы советуем приобретать защитные от солнца крема и спреи. Примите во внимание индивидуальные особенности вашей кожи и выбирайте средство исходя из общепринятого правила: чем светлее кожа, тем больше SPF-фактор.

Чем ближе отпуск, тем сильнее предвкушение. Это время можно приблизить, если постараться поменьше думать о предстоящем путешествии. Здесь полезно будет продолжить курс «приведения вашего организма в порядок». Загляните в салон красоты и вместе со своим стилистом подумайте, каким образом вы сможете изменить или освежить прическу. А почему бы ни попробовать что-нибудь кардинально новое? В этом случае время до отпуска будет измеряться отращенными сантиметрами.

Пока вы сидите дома и ждете когда, наконец, ваша прическа «полубокс» приобретет более приличный вид, свяжитесь с теми, кому вы доверите свое сокровенное имущество на время отпуска и осведомитесь об их планах. Постепенно из списка в 20 кандидатов останется один, самый верный и ответственный, ваша мама, которая живет в соседней деревне и всегда рада придти на помощь.

Кроме того, ниже, вы ознакомитесь со списком, который нужно составить заранее, чтобы вдруг не случилось никаких внештатных ситуаций. Именно сейчас вам нужно составить этот заветный список.

Помимо всего прочего, позвоните своим друзьям и расскажите им, в какую замечательную поездку вы собираетесь, попутно собирая списки желаемых подарков. Мы-то с вами знаем, что больше магнита на холодильник они не получат, но из чувства уважения, мы, конечно, выслушаем все их пожелания.

Что такое неделя до отпуска? Это каких-то несчастных 168 часов, за которые вам необходимо переделать много важных дел, таких, как, прежде всего, составить список всего, что вы планируете взять с собой в отпуск, а также проверить все ли запланированное имеется в наличии. Если нет, то у вас есть время, чтобы это докупить. После чего перестирайте, просушите и перегладьте все вещи и постарайтесь, по возможности, их не носить.

Кроме того, целесообразно будет поменять ваши наличные деньги в рублях на валюту той страны, в которую вы едете. Лучше это сделать сейчас: найти подходящий банк и произвести все денежные операции, когда время еще позволяет.

Вот здесь и начинается все самое интересное, а именно, сбор чемодана. Подробнее об этой процедуре вы можете прочитать в специальном разделе, полностью посвященном сбору чемодана и упаковыванию вещей (Путеводитель по чемодану).

Помимо этого занимательного занятия, проверьте наличие всех документов (виза, паспорт, билет на самолет, ваучер на вселение и т.д.). А для большей безопасности сделайте копии всех этих документов и распределите их по сумкам. Оригиналы держите все время при себе до тех пор, пока не переложите их в сейф в отеле.

Если вы являетесь обладателем автомобиля, решите проблему с его безопасностью.

Когда чемодан собран и машина стоит на платной стоянке, уделите время себе. Решите в чем вы полетите в самолете, сделайте маникюр, педикюр, мужчины побрейтесь. А потом, довольные и немного взволнованные, ложитесь спать. Вам обязательно нужно выспаться, завтра вы должны выглядеть здоровыми и веселыми, а главное, готовыми к долгожданному отпуску.